Seguramente en tu trabajo hay un eterno ocupado: esa persona con tantos pendientes que no tiene tiempo ni de respirar, que se queja todos los días de estar “hasta el cuello de trabajo” y, por supuesto, no pierde oportunidad de publicarlo en redes sociales (porque para eso siempre hay tiempo, ¿o no?).
Las personas ocupadas suelen jactarse de ser muy trabajadoras. Pero esto no necesariamente es una cualidad, y es que estar ocupado no es sinónimo de ser productivo. Las personas productivas no se centran en las horas de trabajo, sino en los resultados: entregan su trabajo en tiempo y forma y superan las expectativas.
¿Cómo saber si eres una persona ocupada o una productiva? Sigue leyendo para descubrirlo.
Las personas productivas…
Saben priorizar tareas. Las personas ocupadas quieren hacerlo todo a la vez, pues quieren quedar bien con todo el mundo: contestan llamadas y correos, dedican horas a sacar “bomberazos” y dejan lo más importante para el final. Por eso siempre están corriendo. En cambio, las personas productivas planean su día desde temprano y comienzan por resolver las tareas más importantes.
Hacen lo verdaderamente importante. Las personas ocupadas no saben decir “no” ni son organizadas; por eso, su día se pasa en resolver tareas pequeñas, ésas que poco tienen que ver con los objetivos generales de la empresa. Por otro lado, las personas productivas enfocan su atención en formular ideas innovadoras y hacer lo necesario para convertirlas en proyectos.
Se enfocan en resultados. Las personas ocupadas centran toda su atención en los procesos, suelen encontrar mil y un trabas para concretar una tarea. Por eso, con frecuencia dejan los pendientes sin terminar. Las personas productivas planean sus actividades con cuidado, establecen plazos y los cumplen. Dejan que los resultados hablen por sí mismos.
Tienen tiempo de todo. Curiosamente, las personas más productivas son tan organizadas que siempre encuentran tiempo para todo: para terminar su trabajo a tiempo, irse a casa, pasar tiempo con su familia, tener pasatiempos… Por el contrario, las personas ocupadas no hacen más que quejarse de lo ocupadas que están.
Hacen una cosa a la vez. Las personas ocupadas creen que ser multitaskes una virtud, y por eso intentan hacer todo a la vez. Pero, al final del día, completan pocas tareas y están plagadas de estrés. Las personas productivas saben que para ser más eficientes es preciso hacer una sola cosa a la vez.
n 1918, Charles M. Schwab era uno de los hombres más ricos del mundo. Fue presidente de la Bethlehem Steel Corporation, el mayor constructor naval del mundo y el segundo mayor productor de acero en América en ese tiempo. Alguna vez el famoso inventor Thomas Edison se refirió a él como “el competidor maestro”, pues constantemente buscaba una ventaja sobre la competencia.
Un día, en su búsqueda de técnicas para aumentar la eficiencia de su equipo y descubrir mejores formas de hacer las cosas, Schwab organizó una reunión con un consultor de productividad muy respetado llamado Ivy Lee.
Lee era un exitoso hombre de negocios, y hoy día es ampliamente recordado por ser un pionero en el campo de las relaciones públicas. Según cuenta la historia, Schwab llevó a Lee a su oficina y le dijo: "Muéstrame una manera de hacer más cosas".
"Deme 15 minutos con cada uno de sus ejecutivos," respondió Lee.
"¿Cuánto me va a costar?", preguntó Schwab.
"Nada", dijo Lee. "A menos que funcione. Después de tres meses, puede enviarme un cheque por lo que usted sienta que vale la pena pagar".
El método de Ivy Lee
Durante sus 15 minutos con cada ejecutivo, Lee explicó su método para lograr máxima productividad:
Al final de cada jornada laboral, escribe las seis cosas más importantes que necesitas para conseguir tus objetivos del siguiente día. No escribas más de seis tareas a cumplir.
Prioriza esas seis tareas en orden de importancia.
Al comenzar tu día de trabajo el día siguiente, concéntrate únicamente en la primera tarea. Trabaja en ella hasta terminarla antes de comenzar con la siguiente.
Continúa del mismo modo con el resto de las tareas. Al final del día, mueve las tareas que quedaron pendientes a una nueva lista para completar el día siguiente.
Repite este proceso cada día laboral.
La estrategia sonaba demasiado simple, pero Schwab y su equipo decidieron ponerla a prueba. Después de tres meses, Schwab estaba tan encantado con el progreso que su llamó a Lee a su oficina y le escribió un cheque por 25 mil dólares, el equivalente a 400 mil dólares actuales.
El método Ivy Lee de crear una lista de tareas en orden de prioridad suena tan simple que parece bobo. ¿Cómo podría esto valer tanto dinero? ¿Qué lo vuelve tan efectivo?
Gestionar las prioridades
El método de productividad Ivy Lee emplea varios conceptos que ya he abordado. Aquí, aquello que lo vuelve tan eficaz:
Es tan sencillo que realmente funciona. La crítica principal a la mayoría de los métodos de productividad es que son demasiado básicos. No toman en cuenta, dicen algunos, todas las complejidades y los matices de la vida. ¿Qué sucede si surge una emergencia? ¿Y si aprovechamos las herramientas tecnológicas? En mi experiencia, la complejidad es a menudo una debilidad, pues hace que sea mucho más complicado retomar el camino. Sí, las emergencias y las distracciones inesperadas surgirán. Ignóralas en la medida de lo posible, lidia con ellas cuando sea necesario y vuelve a tu lista de prioridades tan pronto como puedas. Usa reglas simples para guiar los comportamientos complejos.
Asimismo, este método te obliga a tomar decisiones difíciles. No creo que haya nada mágico en el número seis elegido por Lee, podría haber escogido cinco. Sin embargo, sí creo que hay algo mágico en imponerse límites a uno mismo. He encontrado que la mejor cosa que uno puede hacer cuando tiene demasiadas ideas (o cuando se siente abrumado por todo lo que tiene que hacer) es “podar” las ideas y prescindir de lo que no sea absolutamente necesario.
Las restricciones pueden mejorarlo todo. El método de Lee es similar a la regla 25-5 de Warren Buffet, el cual requiere centrarse únicamente en cinco tareas críticas e ignorar todo lo demás. Básicamente, si no te comprometes a nada, todo te distrae.
Por si fuera poco, este método elimina la fricción de comenzar. El mayor obstáculo para terminar la mayoría de las tareas es comenzar a hacerlas (levantarte del sofá es difícil, pero una vez que empiezas a correr, es mucho más sencillo terminar tu entrenamiento). El método de Lee te obliga a decidir cuál será tu primera tarea a completar la mañana siguiente incluso antes de ir a dormir. Esta estrategia me ha resultado increíblemente útil: como escritor, puedo perder tres o cuatro horas debatiendo sobre lo que debería escribir en un día cualquiera. Sin embargo, si lo decido la noche anterior, me despierto y simplemente empiezo a escribir. Es simple, pero funciona.
Por último, el método de Lee requiere que realices una tarea a la vez. La sociedad moderna está obsesionada con el multitasking. El mito de la multifuncionalidad se basa en la creencia de que estar ocupado es sinónimo de ser productivo. Nada podría estar más alejado de la realidad. Por el contrario, reducir tu lista de prioridades conduce a un mejor trabajo. Analiza a expertos de clase mundial en cualquier campo: atletas, artistas, científicos, profesores y directores generales, y descubrirás que una característica es común a todos: el enfoque. La razón es simple: no puedes ser el mejor en una tarea si debes dividir tu atención en diez cosas diferentes. La maestría requiere concentración y consistencia.
¿El trasfondo? Que tu primera tarea del día sea la más importante. Ése es el único truco de productividad que necesitas.
Se mantienen actualizadas. Las personas ocupadas están tan ocupadas que nunca tienen tiempo de leer, tomar cursos o asistir a encuentros relacionados con su profesión. Las personas productivas conocen la importancia de invertir tiempo en mantenerse actualizadas, pues esto les permitirá hacer mejor su trabajo.
Planean y actúan. Las personas productivas son ágiles a la hora de resolver problemas. No se quejan de su mala suerte, desmenuzan los inconvenientes ni piensan en mil pretextos para no hacer las cosas: analizan la situación, crean rápidamente un plan de acción y lo llevan a cabo sin pensarlo demasiado. No ofrecen pretextos, sino soluciones.
No viven estresadas. ¿Recuerdas el conejo de Alicia? Las personas ocupadas son más o menos así: siempre tienen prisa, y paradójicamente, pocas veces alcanzan sus metas a tiempo. Suelen ser personas ansiosas, nerviosas, estresadas e irritables. Las personas productivas no se estresan a la menor provocación, pues no trabajan contra el reloj y saben mantener sus emociones bajo control.
Viven el momento. Las personas productivas enfocan sus pensamientos en una sola cosa, y eso es lo que están haciendo en ese momento. Si están con su familia, no están pensando en el trabajo. Si están en el trabajo, no están pensando en la hora de salida. Saben que cada cosa tiene su tiempo.
Siempre están preparadas. Las personas productivas se anticipan a las situaciones, por lo que rara vez éstas las agarran desprevenidas. Saben cómo reaccionar a cada situación, y lo hacen de manera calmada y pensante.
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